lunes, 15 de febrero de 2010

2.1.1.4 Departamento o area de analisis de sistemas












Los analistas tienen la función de establecer un flujo de información eficiente a través de toda la organización.
Los proyectos asignados a los analistas no necesariamente requieren de la computadora, mas bien necesitan el tiempo suficiente para realizar el estudio y la proposición de soluciones de los problemas, planteando diferentes alternativas.


La realización de cualquiera de las soluciones puede durar varias semanas o meses dependiendo de la complejidad del problema.

Los proyectos típicos de sistemas pueden implicar el diseño de reportes, la evaluación de los trabajos efectuados por el personal de los departamentos usuarios, la supervisión de cambios de equipo la preparación de presupuesto en el área de cómputo.

Los analistas pueden ser egresados de diferentes carreras y básicamente los requisitos para estos son: educación profesional formal y experiencia practica, esta última solo se logra después de haber trabajado en el área de programación. Existen diferentes títulos de analistas: Analista Junior, Aprendiz de Sistemas y Analista Senior que indican diferentes grados de experiencia, entrenamiento y educación. A su vez estos pueden tener todavía más clasificaciones dependiendo del tamaño de la organización, o bien puede haber analistas programadores que realizan tanto la función de analistas como la de programadores, esto indica una doble responsabilidad. Además los analistas pueden estar agrupados en equipos cuyas funciones son coordinadas por analistas líder o jefes de análisis.

2.1.1.3 Departamento o area de produccion y control



2.1.1.3 DEPARTAMENTO O AREA DE PRODUCCION Y CONTROL
Tanto la Producción como el Control de Calidad de la misma, son parte de las funciones de este Departamento.

Funciones:

Construir soluciones integrales (aplicaciones) a las necesidades de información de los usuarios.
Usar las técnicas de construcción de sistemas de información orientadas netamente a la productividad del personal y a la satisfacción plan del usuario.
Construir equipos de trabajo con la participación del usuario y del personal técnico de acuerdo a metodologías establecidas.
Mantener comunicados a los usuarios y a sus colaboradores de los avances, atrasos y problemas que se presentan rutinariamente y cuando sea necesario a través de medios establecidos formalmente, como el uso de correo electrónico, mensajes relámpagos o flash.
Mantener programas de capacitación para el personal técnico y usuarios.

2.3 Asignacion equilibrada de las ordenes de trabajo


Áreas funcionales

Área administrativa. A continuación se mencionan las actividades de cada una de estas áreas todas son con el objetivo de cumplir sus funciones dentro de un centro de cómputo.

Capacitación. Coordinar y desarrollar cursos y seminarios para preparar al personal a fin de que pueda ser un mejor uso de los recursos tecnológicos y materiales del centro de cómputo.

Biblioteca. Mantener al día la información a cerca de los recursos tecnológicos existentes en el centro de cómputo a través de documentales, manuales del equipo y revistas especializadas de computación.

Seguridad. Garantizar la protección del personal que labora dentro de la organización, así como mantener la integridad de la información y equipo.

Control de personal. Seleccionar y asignar el personal idóneo para cada puesto así como controlar su ausencia (falta) y cumplimiento de obligaciones.

Contabilidad. Llevar el registro del estado financiero en que se encuentra el centro de cómputo esto es para que el presupuesto asignado se distribuya y se gaste en lo planeado.

Presupuestos. Controlar los montos ($) y los recursos asignados a cada uno de los rubros que le corresponden al centro de cómputo.

Almacenes. Controlar y garantizar la existencia de los deferentes materiales y equipos y suministros que se utilizan dentro del centro de cómputo.

Mantenimiento. Conservar en buen estado las instalaciones el equipo y el software de la entidad.

Transporte. Cubrir las necesidades de distribución de materiales, equipo suministro e información fuera de la empresa y que requiera el centro de computo.

Organización. Definir procedimientos acordes a los objetivos del centro de cómputo para lograr un adecuado funcionamiento dentro de la organización.

Inventario. Controlar la asignación de materiales a las diferentes áreas del centro de cómputo.

Comunicación. Mantener al personal informado de acuerdos, determinaciones y en general de todo tipo de avisos de interés general que se dan dentro de la empresa y que le afecta directamente al centro de cómputo.

2 Área de sistemas

Análisis de estándares. Definir y difundir la estandarización de los elementos involucrados en el desarrollo de los sistemas: las técnicas de diseño, programación, definición de archivos, registros campos, longitudes y nombres.

Análisis de sistemas. Definir el conjunto de procedimientos y/o programas que constituyen a cada sistema en cargándose de la supervisión de su desarrollo y documentación.

Análisis administrativos. Mantener comunicación directa con el usuario a fin de interpretar correctamente sus necesidades y proponerle alternativas de solución una vez, comenzado el desarrollo de sistemas, mantenerlo informado a cerca del avance.

Programación. Elaborar en base a las especificaciones definidas en el análisis del sistema los programas que constituyen el área de producción y desarrollo del centro de computo

Estudios de nuevos proyectos. Investigar sobre nuevas aplicaciones de software e innovaciones de hardware que surgen en el mercado para evaluar en que grado convendría a la empresa su adquisición.

3 Área de operación

Captura. Satisfacer las necesidades de captación de información con el objetivo de que esta pueda ser procesada por el equipo de cómputo.

Cinto teca. Llevar acabo el control de entrada salida préstamo y obsolescencia de las cintas que se manejan en el centro de cómputo.

Recepción. Efectuar el control de la recepción y entrega de trabajos a procesar en el computador.

Operación. Es manejar los deferentes dispositivos del equipo de cómputo establecido.

Terminales. Supervisar el funcionamiento y utilización de videos, lectoras e impresoras remotas.

4 Área de programación en sistemas

Generar y mantener el sistema operativo.

Controlar las bibliotecas operativas

Controlar el uso del computador

Llevar acabo respaldos de la informática

Elementos que constituyen un centro de cómputo

Recursos Humanos. la cantidad y diversidad del personal de un centro de cómputo puede variar de una empresa a otra sin embargo existe una clasificación de puestos típicos comunes a la mayoría de esta entidad tales como:

Jefe de la unidad

Jefes de área

Analistas

Programadores

Operadores

Personal de apoyo técnico

Personal de captación y validación de datos

Personal de servicios auxiliares y

Personal administrativo.

Recursos Tecnológicos. En los que respecta en recursos tecnológicos, el centro de cómputo debe contar con el equipo de computo-electrónico que satisfaga los requerimientos de procesamiento de información de la empresa.

Dependiendo de la complejidad y necesidades de los sistemas de información desarrollados puede contar con una amplia variedad de componentes como son:

Equipo de cómputo. Constituido básicamente por una unidad central de proceso, una unidad de memoria y diferentes periféricos como son:

Unidades de cinta magnéticas

Unidades de disco magnéticos

Lectoras

Terminales de video

Lectura para captura de datos. En este rubro contamos con perforadoras y grabadoras en diferentes medios magnéticos como, cintas, discos, casete y disquete. Como elementos fundamentales para el aprovechamiento de estos recursos se cuenta con:

Sistemas operativos básicos

Paquetes de aplicación

Software para dispositivos de captura

Recursos materiales. Para una adecuada organización y funcionalidad el centro de computo debe contar con una serie de materiales los mas importantes son:

Papel stoc

Formas especiales

Cintas

Discos

Cintas de impresión, etc.

Por otra parte es conveniente que cuenten con maquinas y mobiliario de soporte tales como: maquinas despapeladoras, cortadoras, rotuladoras, un tablero, racks, corros de transportes y muebles de almacenamiento.

El quipo de cómputo requiere para su adecuado funcionamiento de un local especialmente diseñado que cuente con suministros de:

Energía eléctrica

Equipo para prevención e interrupción de corriente

Equipo de aire condicionado

Equipo contra incendio

Así como pisos falsos y/o plafones

Áreas auxiliares

Cinto teca / discoteca. Para guardar dispositivos magnéticos para guardarlos de cambios de temperatura.

Captura

Almacén

Recepción / entrega de trabajos

Función de la auditoria

La auditaría nació como consecuencia de la preocupación de la instituciones por contar un medio para revisar su propio desempeño principalmente de la necesidad de revisar y evaluar los aspectos contables y financieros.

Con el fin de llevar acabo esta revisiones y evaluaciones en un principio se recurría apersonas cuña función se limitaba a la observación de los procedimientos realizados en la institución y al estudio de sus posibles consecuencia y el objetivo de poder recomendar mejores cursos de acción a seguir para optimizar su funcionamiento.

Auditoria contable. De esta forma la auditoria en sus inicios estuvo asociada con la contabilidad y su principal función consistía esencialmente en una revisión de los estados financieros la cual solía encomendarse a auditores ajenos a la empresa para verificar la situación actual y así poder detectar posibles errores o fraudes.

Auditoria administrativa. Históricamente al ir creciendo las empresas la administración se hizo más complicada logrando mayor importancia la aplicación de controles internos y la revisión periódica de estos debido a la necesidad de delegar la autoridad y la responsabilidad.

De aquí se dio la responsabilidad de llevar acabo modificaciones a su método de evaluación dando lugar al surgimiento de una nueva rama de auditoria.

La auditoria administrativa consiste básicamente en un estudio metódico y profundo de la estructura de la empresa las parte que la integran y la función que desempeña cada una de estas.

Que es lo que hace la auditoria administrativa:

Realiza un estudio de los procedimientos un estudio de los procedimientos

Examina los planes

Revisa los controles

Evalúa que estos cumplan los objetivos

Evaluar la situación actual en cuanta eficacia de los diferentes departamentos

Emitir opiniones sobre el estudio realizado

Auditoria interna. Es efectuada por personal perteneciente a la empresa (interna) y generalmente es de carácter preventivo es decir se realiza periódicamente con el fin de llevar un control y anticipar posibles problemas.

Auditoria externa. Es efectuada por personal ajeno a la empresa contratando específicamente a despachos contables que prestan este servicio y únicamente por el tiempo en que la empresa determina.

Aunque también puede ser de carácter preventivo es menos frecuente que la auditoria interna y es más bien de carácter correctivo. Se contrata porque existe o se vislumbra problemas financieros en la empresa

El dictamen de auditoria. Es el documento en el que se plasma las conclusiones del auditor, producto final del trabajo realizado; plantea en forma resumida el procedimiento que se siguió en la revisión.

El alcance que tuvo

Los problemas que fueron detectados

Presentando las conclusiones a las que se llego

Proporcionar las sugerencias pertinentes para la optimización de los procedimientos o prevención de errores. El dictamen es el documento más importante del auditor de sistemas en el que se especifican los problemas encontrados, el lugar donde se originaron y los responsables.

Auditoria en el centro de cómputo

Destacan dos puntos fundamentales:

El centro de computo ha venido cobrando una gran importancia cada vez, son mas la áreas en la cuales participa y se enfoca.

La auditoria administrativa es una actividad sumamente útil para toda organización ya que proporciona los elementos de juicio necesarios para llevar acabo una evaluación de la efectividad del proceso administrativo y su retro alimentación.

El centro de cómputo como empresa posee tres características importantes:

El objetivo institucional, el decir la esencia para la que fue creada es el de brindar apoyo a todas la áreas donde manejen información valiéndose de sistemas que definen el tratamiento que se le dará a esta información.

Generación de información

Recopilación de información

Almacenamiento

Procesamiento

Presentación

Distribución y

Entrega

Con el objetivo de lograr que la información resulte siempre confiable oportuna y accesible.

Los recursos tecnológico, el recurso tecnológico fundamental del centro de computo es obviamente el equipo de computo debe de tener dos características

Rapidez de procesamiento

Gran capacidad de almacenamiento de información

Esto lo ase ser una herramienta sumamente valiosa para el tratamiento de la información.

Costo de los equipos de computo, que varia grandemente de acuerdo a la configuración que tengan estos en la actualidad con la aparición de las micro computadoras es posible hablar de equipos para centros de computo de alrededor de 150,000.00. Pero la realidad en nuestro país es que bastantes centro de cómputo poseen equipos electrónicos de excesiva capacidad y con una serie de dispositivos periféricos injustificados.

El grado de especialización del personal del centro de computo, un centro de cómputo requiere de tres tipos de personal:

Personal capaz de manejar esta herramienta tan especial que es la computadora

Personal capaz de diseñar los sistemas de información que se desarrollan dentro del centro de cómputo

Personal capaz de administrar los recursos humanos técnicos y financieros que el centro de cómputo posee

Los centros de cómputos son entidades sumamente jóvenes, la mayoría surgen en los últimos 25 años surge por la aparición de una gran numero de empresas que tuvieron la necesidad de agilizar el procesamiento de información.

Lógicamente cuando surgieron los primeros centros de cómputo, no existía:

Políticas de adquisición de equipos adecuados

Personal capacitado para dedicarse a las tareas propias de estos equipos

No existía la capacitación ya que era sobre la marcha

No existían políticas ni procedimientos que guiara la acción del centro de cómputo

Gente que teniendo estudios en otras áreas afronte el reto de adentrarse en la computación y los sistemas informáticos gracias a un curso que tomen, y a su empeño y dedicación formado con el tiempo.

2.2.3.1 Evaluacion de peticiones de trabajo

2.2.3 EVALUACION DE LA PETICIONES DE TRABAJO
El área de informática tiene particularidades que la hacen distinta a otras disciplinas. Además de los aspectos tecnológicos, que la hacen particularmente dinámica, existen los aspectos relacionados con la realización de proyectos de desarrollo y mejoramiento, las características intrínsecas de la estructura del “software” y su desempeño, así como la utilidad que proporcionan los sistemas informáticos a las organizaciones y a la comunidad.

La abundancia de información generada durante las actividades productivas y evaluativas durante el desarrollo, la instalación y la operación requiere de mecanismos de selección y simplificación que la hagan manejable y de utilidad a los productores y promotores de los sistemas. Una plataforma de evaluación puede considerarse como un mecanismo de ayuda, por cuanto organiza los diversos tipos de información de una manera estructurada.

Una plataforma de evaluación de la calidad de los sistemas informáticos proporciona un esquema orientador a los productores,operadores, utilizadores, promotores y evaluadores de sistemas informáticos, para mejorar la toma de decisiones.

La plataforma propuesta consiste de tres dimensiones: proyecto, sistema y utilidad. Los detalles de la plataforma se presentan más adelante.

El objetivo del trabajo de investigación ha sido el de analizar los procesos de evaluación en informática y proponer mecanismos que permitan mejorar la toma de decisiones durante todo el ciclo de vida de los sistemas. Desde las primeras etapas de factibilidad de los sistemas, pasando por la concepción y producción, hasta la operación en las organizaciones, que brindan servicios a la comunidad, se requieren actividades de evaluación para la toma de decisiones. Una plataforma para la evaluación de la calidad de los sistemas permite organizar la información recabada durante el ciclo de vida de los sistemas. La plataforma esta organizada jerárquicamente para facilitar la determinación del nivel de profundidad requerido para la evaluación de cada uno de los factores considerados como importantes.

La metodología utilizada ha requerido del estudio de enfoques existentes en el área de calidad y evaluación de sistemas. El contacto directo con la industria ha servido para establecer la aplicabilidad del estudio. Una vez analizados los distintos enfoques existentes, y recabados algunos datos con la industria, se ha propuesto una plataforma de evaluación que permite orientar el proceso de evaluación. El uso de métricas, aplicables en las distintas dimensiones del proyecto, sistema y utilidad constituye un área que requiere trabajo de investigación adicional.

2.2.3 Compromisos de trabajo



A los directivos se les supone el compromiso, pero cada vez se espera -y se precisa- un mayor compromiso del resto de trabajadores con el proyecto de empresa. La verdad es que, cuando se intenta conseguir, no siempre se acierta. Mientras haya una sensible y bien notoria distancia entre el “nosotros” y el “ellos” en las empresas, no puede esperarse que los compromisos respectivos sean comparables. Las empresas más inteligentes han optado por reducir la distancia a que nos referíamos, e intentar compartir la imagen del futuro deseado, para que constituya una meta colectiva. Obviamente, esto sólo es posible desde la autenticidad, la integridad y el ejemplo de los buenos directivos, que son muchos. Un buen directivo sabe cómo ganar la adhesión y el compromiso de sus colaboradores, cómo conseguir su mejor rendimiento y cómo crear un clima de satisfacción profesional. No hace falta recordar que la perseguida prosperidad pasa por la sinergia organizacional; pero también parece obvio que unos trabajadores emocionalmente separados del proyecto de empresa no van a asumir un compromiso intrínseco con los resultados colectivos.
Al hablar del grado en que cada uno de nosotros contribuye a los resultados de la organización (y aun partiendo de una supuesta sintonía entre el perfil competencial del puesto y el de la persona que lo ocupa), parece que lo relacionamos con elementos como la satisfacción profesional, la motivación, la inteligencia, el talento, el conocimiento, la diligencia y el compromiso. Aunque, a primera vista, pudiera parecer que todos estos conceptos (y probablemente otros que no hemos citado) apuntan al mismo norte, algunas reservas nos surgen. Porque no cabe asimilar necesariamente el talento al alto rendimiento, ni se puede deducir que una elevada satisfacción profesional coincida siempre con una extraordinaria motivación o contribución a resultados, ni creemos que la inteligencia se ponga siempre al servicio de la organización, ni el conocimiento vence siempre a la ignorancia, ni podemos asegurar que una visible insatisfacción vaya a generar siempre un bajo rendimiento.

El compromiso intrínseco

Pero el compromiso (tal vez más que la propia motivación) sí parece un eficaz catalizador del rendimiento; por eso no puede sorprender que a menudo se formule como destacado valor corporativo en grandes empresas: innovación, orientación al cliente, compromiso con los resultados… Obviamente, hemos de tener claro, en cada momento, con quién nos comprometemos y a qué. Cabe, desde luego, distinguir niveles generales de compromiso: “me pagan, trabajo”; “me gustan mis compañeros y mi trabajo, y lo hago lo mejor que puedo”; “me parece un proyecto estimulante y quiero formar parte de él”… Esta última reflexión se relaciona con lo que denominamos “compromiso intrínseco”. Hemos de convenir en que el compromiso -como la motivación- es más profundo y determinante cuando genera voluntad intrínseca (exenta de “impurezas”), más allá del cumplimiento. Este sentimiento ha de modelar nuestro esfuerzo cotidiano; no se trata de un compromiso personal con el jefe (o jefes), sino del compromiso de ambos -de todos- con el proyecto de empresa y sus exigencias diarias. Cuando conducimos nuestro automóvil en la carretera, atendemos a nuestro entorno próximo pero no perdemos de vista el horizonte. Acertada o no la analogía, debemos atender al compromiso con el corto y el largo plazo, porque también nuestro rendimiento debe ponerse al servicio del presente y el futuro.

Una digresión

Por muy musicales y celestiales que parezcan nuestras palabras anteriores, no se nos escapa que, tanto directivos como trabajadores, pueden parecer muy comprometidos con sus empresas sin que ello les impida buscar legítimamente otra, en que gozen, por ejemplo, de mayor poder o mayor beneficio económico. Pero las fugas también pueden estar lógicamente relacionadas con falta de confianza en el futuro de la empresa, o falta de sintonía con la Dirección. Si un individuo (equivocado o no) disiente de las ideas de la Dirección, no puede sentirse muy a gusto en la organización; en este caso, a veces lo que parece compromiso es simplemente sumisión o acatamiento. Ya se ve que la Dirección no sólo debe tener buenas ideas o estrategias, sino también comunicarlas de forma convincente al resto de la organización, si es que busca el compromiso colectivo. La Dirección desempeña ciertamente un papel fundamental en la consolidación del compromiso de las personas; puede alentarlo y puede también bloquearlo o sofocarlo, incluso con mayor o menor conciencia de ello.

Compromiso y rendimiento

No cabe esperar un elevado rendimiento construido sobre esfuerzos desalineados; sabemos que no se trata tanto de trabajar mucho, como de trabajar bien en la dirección establecida y generando los resultados deseados: si estuviéramos convencidos de que nuestro trabajo es bueno, está bien orientado, contribuye a los resultados y goza de reconocimiento, eso realimentaría nuestro compromiso y nuestra motivación, en beneficio del rendimiento. Obviamente también estaríamos más satisfechos.

Se diría que acabamos de reformular la “Teoría Y” de Douglas McGregor (entre cuyos pupilos, como recordará el lector, se halló Warren Bennis, gran gurú del liderazgo en la empresa). Visto así, parecería que, más que alentar el compromiso de sus personas, las empresas bien organizadas habrían de cuidarse de no desalentarlo: algo así sostiene, con su habitual ironía, Scott Adams, cuando nos habla de la motivación. No obstante, y como por otra parte nos sugiere Daniel Goleman en “Working with emotional intelligence”, las empresas que carecen de referencias explícitas (visión, misión, valores, estrategia, etc.), dejan poco espacio al compromiso trascendente de sus personas. En efecto, como muchas organizaciones saben bien, el compromiso emocional intrínseco pasa por un atractivo proyecto de empresa, formulado con autenticidad, y abierto al diálogo; y pasa también por un reflejo riguroso de todo ello en la actuación cotidiana: la falta de autenticidad daría al traste con el compromiso colectivo. Digamos ya que, con sus ingredientes de lealtad, proactividad y subordinación a los intereses colectivos, el compromiso con los resultados parece constituir un elemento clave para la mejora del rendimiento, la competitividad y la prosperidad.

Dimensiones del compromiso

Profundizando más en el significado del compromiso intrínseco, creemos que este sentimiento intrapersonal genera actitudes y comportamientos englobables en dimensiones como las siguientes: Espíritu de pertenencia.

Responsabilidad.

Proactividad.

Afán de superación.

Tanto para directivos como para trabajadores, el espíritu de pertenencia supone someterse a las reglas de convivencia, compartir los objetivos comunes y subordinar los intereses propios a los colectivos. Supone también una actitud de colaboración con los demás, compartiendo tareas y conocimientos.

Al hablar de responsabilidad, intentamos referirnos a comportamientos caracterizados por la lealtad, la autodisciplina, la integridad, la autenticidad, y la coherencia. Esta dimensión del compromiso es también deseable en todas las personas de la organización, aunque resulte fundamental en el personal directivo, que es objeto de observación permanente.

Cuando hablamos de proactividad (lejos de la reactividad y más allá de la preactividad) como contribución al futuro que buscamos, estamos pensando en actitudes y atributos tales como la iniciativa, la diligencia, el optimismo, la perseverancia y la anticipación. Todo esto puede apuntar más al personal directivo, pero es igualmente deseable en todos los miembros de la organización, cada uno desde su puesto de trabajo.

Y finalmente, cuando nos referimos al afán de superación, lo vemos compuesto de rasgos tales como la autocrítica, la mejora continua, el aprendizaje permanente, el deseo de logro y la receptividad al feedback. Cada individuo, desde su puesto en la organización, ha de participar de este afán en beneficio colectivo. El compromiso nos mueve, por consiguiente, al desarrollo personal y profesional, al servicio de las metas compartidas.

2.2.2 Formacion y contratacion de personal tecnico


2.2.2 FORMACION Y CONTRATACION DE PERSONAL TECNICO
El fondo de este problema es bien conocido: sencillamente no existen carreras profesionales y técnicas en informática diseñadas para satisfacer completamente los verdaderos requerimientos de las empresas. Los maestros y catedráticos que imparten actualmente la cátedra, en su mayoría no han trabajado u ocupado puestos destacados en informática dentro de alguna empresa, por ello no tiene la experiencia sobre lo que deben enseñar.

Pero el problema real es el riesg que se enfrentan las empresas si desarrollan sistemas eficientes e incongruentes con sus necesidades reales,mas si son empresas que no pueden o no quieren sufragas alos gastos de cpacitacion.

La realidad, que los alumnos y profesores alcanzan a visualizar modestamente dentro de las aulas, ni remotamente se asemeja a lo que se vive en las empresas, y si a eso se agrega que, por lo regular, en la escuelas no se cuenta con los recursos técnicos apropiados para enseñar, el problema se agudiza. Pero así es la realidad y no es conveniente ignorarla; por el contrario es muy meritorio el gran esfuerzo que en las universidades y tecnológicos se hace para elevar la calidad de la enseñanza partiendo de todas esas carencias. Debido es en las propias empresas donde se está cubriendo este déficit educativo, lo cual les ha reclamado estrategias y presupuestos adicionales importantes para garantizar la correcta capacitación y actualización sistemática del personal de informática. Pero el problema resal es el riegos latente al que se enfrentan las empresas si desarrollan sistemas eficientes e incongruentes con sus necesidades reales, mas si son empresas que no pueden o no quieren sufragar los gastos de la capacitación. De cualquier manera, es muy importante que los lineamientos de contratación de personal técnico que siguen las empresas sean escrupulosos y bien definidos.

2.2.1 Elaboracion y aplicacion de procedimientos de trabajo


Recabados los elementos preliminares para llevar a cabo el manual, se debe preparar el documento de partida para concretarlo, el cual debe quedar integrado por:
Propuesta técnica, (que debe de incluir):
-Antecedentes: recuento de todos los manuales o esfuerzos análogos preparados con anterioridad.

-Naturaleza: tipo de manual que se pretende realizar.

-Justificación: demostración de la necesidad de efectuarlo en función de las ventajas que ello reportará a la organización.

Objetivos: logros que se pretenden alcanzar.

-Acciones: iniciativas o actividades necesarias para su consecución.

-Resultados: beneficios que se esperan obtener en cuanto a mejorar el funcionamiento de la organización, sus productos y/ o servicios, clima organizacional y relaciones con el entorno.

-Alcance: área de aplicación que cubre el estudio en términos de ubicación en la estructura orgánica y/ o territorial.

-Recursos: requerimientos humanos, materiales y tecnológicos necesarios para desarrollarlo.

-Costo: estimación global y específica de recursos financieros que demanda su ejecución.

-Estrategia: ruta fundamental necesaria para orientar los recursos de acción y asignación de recursos.

-Información complementaria: material e investigaciones que pueden servir como elementos de apoyo.

c) PROGRAMA DE TRABAJO

-Identificación: nombre del manual.

-Responsable(s): unidad o grupo que tendrá a su cargo la implantación del manual.

-Área(s): universo bajo estudio.

-Clave: número progresivo de las actividades estimadas.

-Actividades: pasos específicos que tienen que darse para captar la información.

-Fases: definición del orden secuencial para realizar las actividades.

-Calendario: fechas asignadas para el inicio y terminación de cada fase.

-Representación gráfica: descripción del programa en cuadros e imágenes.

-Formato: presentación y resguardo del programa de trabajo.

-Reportes de avance: seguimiento de las acciones.

-Periodicidad: espacio de tiempo dispuesto para informar avances.

B) PRESENTACIÓN DEL PROYECTO A LAS AUTORIDADES COMPETENTES

a) PARTICIPANTES

Para depurar el contenido del proyecto, afinar sus parámetros y determinar su viabilidad operativa, es recomendable presentarlo a:

Área (s) que intervendrá directamente en su aplicación, por lo cual tienen la obligación de conocer el proyecto en forma detallada.
Áreas afectadas por la implantación del proyecto, ya que tendrán que cambiar o adecuarse.
Área responsable del manejo de los recursos económicos, para cuantificar el costo del proyecto en forma más específica.
b) RESPONSABLE DE SU AUTORIZACIÓN

Asimismo, el proyecto debe presentarse al titular de la organización o de la unidad administrativa responsable de su ejecución, para su aprobación.

Una vez autorizado, el responsable debe hacer del conocimiento de todos los niveles jerárquicos la intención que tiene la organización de elaborar el manual, resaltando los beneficios que de este esfuerzo se obtendrán, a fin de que todos brinden su apoyo durante el desarrollo del trabajo. Sin este requisito, la labor de integración del manual se vería seriamente dificultada.

C) CAPTACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Como primer paso de esta etapa se debe obtener una lista del personal que va a participar en el levantamiento de la misma, considerando la magnitud y especificaciones del trabajo.

a) Capacitación del personal

Una vez integrado el grupo de trabajo, se debe capacitarlo, no sólo en lo que respecta al manejo de medios de investigación que se utilizarán para el levantamiento de la información, sino también en todo el proceso que se seguirá para preparar el manual.

Por ello, se debe dar a conocer a los participantes el objetivo que se persigue, así como los métodos de trabajo adoptados, calendarización de actividades, documentos que se emplearán.(cuestionarios, formatos, etcétera), responsables del proyecto, unidades administrativas involucradas, inventario de información a captar y distribución del trabajo a cada persona.

Cuando el grupo de trabajo sea numeroso, puede resultar conveniente formar subgrupos, coordinados cada uno por un responsable, quien debe encargarse de revisar y homogeneizar la información.

Es recomendable efectuar un estudio en un área piloto, para luego comparar y evaluar los resultados obtenidos.

b) Levantamiento de la información

Los esfuerzos de recopilación deben enfocarse en el registró de hechos que permitan conocer y analizar información específica y verdaderamente útil para el manual, pues de lo contrario se puede incurrir en interpretaciones erróneas, lo cual genera retraso y desperdicio de recursos. Asimismo, debe aplicarse un criterio de discriminación, basado en el objetivo del estudio, y proceder continuamente a su revisión y evaluación para mantener una línea de acción uniforme.

Esta actividad exige mantener una relación constante con las fuentes internas emisoras de la información, así como con las áreas u organizaciones con otra ubicación física.

Para recabar la información en forma ágil y ordenada se puede utilizar alguna o una combinación de las siguientes técnicas de recopilación:

Investigación documental:

Esta técnica permite la selección y análisis de aquellos escritos que contienen datos de interés relacionados con el manual. Para ello se estudian documentos tales como bases jurídico-administrativas, diarios oficiales, actas de reuniones, circulares, oficios y todos aquellos que contengan información relevante para el estudio.

Consulta a sistemas de información

Acceso a sistemas computacionales que contienen información y recursos de apoyo para estructurar el manual. Este mecanismo permite recabar información interna y/o de sistemas externos a la organización enlazados a través de redes.

Encuesta:

Este método implica la realización de entrevistas personales con base en una guía de preguntas elaborada con anticipación. También se puede utilizar un cuestionario, a fin de que las entrevistas tengan un contenido homogéneo.

Esta técnica se considera de gran utilidad para reunir información preliminar al análisis o para efecto de plantear cambios o modificaciones a la estructura actual de la información. La encuesta puede realizarse en forma individual o reuniendo a directivos y empleados de una misma área o que intervienen en la misma clase de tareas.

También se puede recabar información de clientes y/o usuarios, prestadores de servicios y proveedores que interactúan con la organización.

Los cuestionarios que se utilizan en la encuesta, y que sirven para obtener la información deseada, están constituidos por series de preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas y separadas por capítulos o temática específicos.

Este medio permite ahorrar recursos y tiempo; sin embargo, la calidad de la información que se obtiene depende de su estructuración y forma de presentación.

En términos generales, todo cuestionario debe expresar el motivo de su preparación, procurar que las preguntas sean claras y concisas, con un orden lógico, redacción comprensible, facilidad de respuesta y evitar demasiadas preguntas. Asimismo, se puede incluir un instructivo de llenado para indicar cómo contestarlo.

La entrevista consiste básicamente en celebrar reuniones individuales o grupales en las cuales se cuestiona orientadamente a los participantes para obtener información. Este medio es posiblemente el más usado y el que puede brindar información más completa y precisa, puesto que el entrevistador, al tener contacto con el entrevistado, además de obtener respuestas, puede percibir actitudes y recibir comentarios.

Para que una entrevista se desarrolle positivamente, es conveniente observar estos aspectos:

Tener claro el objetivo: para cubrir este aspecto, se recomienda preparar previamente un cuestionario o guía de entrevista que contenga los principales puntos que se desea captar. Esta guía puede operar a manera de marco de trabajo para que, al término de la misma, se pueda verificar si se ha obtenido la información requerida.